CRM система по поръчка за Вашия бизнес

01Признаци, че фирмата Ви има нужда от CRM

Повечето фирми не решават да въведат CRM система изведнъж — просто един ден усещат, че нещата им се изплъзват. Ако разпознавате поне два от признаците по-долу, вероятно е време:

• Информацията за клиентите е разпиляна в Excel, имейли, Viber и тетрадки
• Оферти остават без отговор, защото никой не е проследил клиента
• Когато колега отсъства, никой не знае какво е обещал на клиентите си
• Пропускате срокове за плащания, подновявания или документи
• Не можете бързо да кажете колко сделки са в процес и колко струват
• Нов служител има нужда от седмици, за да разбере кой какъв клиент е

CRM системата събира всичко това на едно място и показва на всеки в екипа какво е следващото действие.

02CRM по поръчка или готова платформа

Готовите CRM платформи са удобен старт, но с времето често се оказват скъпи и тромави. Ето основните разлики:

Кога готовият CRM е по-добрият избор? Ако работите сами или с още един човек и процесът Ви е стандартен, безплатен или евтин план може да е напълно достатъчен. CRM по поръчка има смисъл, когато плащате абонаменти за много потребители, когато работите по специфичен процес — кандидатстване по проекти, сервизни поръчки, абонаменти — или когато искате системата да е свързана с всичко останало във фирмата.

03Модули, които може да включва Вашият CRM

Всеки CRM, който изграждаме, се сглобява от модули според нуждите Ви. Най-често включваме:

• Клиенти и контакти — фирми, лица за контакт, история на разговорите и документите
• Сделки и фуния на продажбите — етапи като в канбан дъска, стойност и вероятност за затваряне
• Задачи и напомняния — кой какво трябва да направи и до кога
• Оферти и документи — оферти и договори по шаблон с няколко клика
• Календар и срещи — свързан с Google или Outlook календара
• Фактури и плащания — проследяване на платени и неплатени суми
• Отчети и табла — продажби, натоварване на екипа и източници на клиенти
• Клиентски портал — място, където клиентите качват документи и следят статуса си

04Как протича внедряването на CRM

Внедряването на CRM е повече от инсталиране на програма. За да проработи, системата трябва да пасне на хората, които ще я ползват. Затова работим на етапи:

1. Описваме процеса — заедно минаваме пътя на един клиент от първия контакт до плащането.
2. Показваме прототип — виждате екраните, преди да е написан и ред код, и казвате какво да се промени.
3. Изграждаме на етапи — първо основните модули, за да започнете работа по-рано, после останалото.
4. Пренасяме данните — клиенти, контакти и история от Excel или старата система.
5. Обучаваме екипа — кратко обучение и писмени инструкции за всеки екран.
6. Подобряваме — след първия месец събираме обратна връзка и правим нужните корекции.

05CRM за различни бизнеси

CRM по поръчка се адаптира към почти всеки бизнес. Ето какво включва в няколко сфери:

• Консултанти по европейски проекти — процедури, кандидатури, срокове и документи по всеки проект
• Счетоводни кантори — клиенти, месечни задачи, липсващи документи и крайни срокове
• Търговски фирми — фуния на продажбите, оферти, ценови листи и повторни поръчки
• Сервизи и ремонтни фирми — поръчки, статус на ремонта, части и известия към клиента
• Агенции и студиа — проекти, отработени часове, бюджети и одобрения от клиента
• Обучителни центрове — курсисти, групи, плащания и присъствия

06AI асистент в CRM — какво добавя

Когато в CRM системата има AI асистент, тя спира да бъде само база данни и започва да помага активно. Асистентът може всяка сутрин да изпраща кратък отчет какво предстои днес, да подготвя чернова на отговор към клиент въз основа на цялата история с него, да оценява кои нови запитвания са най-перспективни или да прави резюме на дълги документи.

Вие виждате предложението и с един клик го одобрявате или променяте. Така CRM системата пести време не само при въвеждането на данни, а и в самата работа с клиентите. Повече за възможностите вижте в AI автоматизациите.

07Как да накарате екипа да ползва CRM

Най-честата причина един CRM да се провали не е технологията, а това, че хората не го ползват. Затова от самото начало правим системата проста: само полетата, които наистина трябват, бързо въвеждане от телефон и автоматично попълване на всичко, което може да се попълни само.

Когато служителите видят, че CRM им спестява работа, вместо да им добавя, те започват да го използват сами.

08CRM от телефона — за работа на терен

Голяма част от работата с клиенти не се случва за бюрото — на среща, на обект или по телефона. Затова всеки CRM, който изграждаме, работи в браузъра и е приспособен за малък екран. Служителят може да види историята на клиента преди срещата, да добави бележка или снимка веднага след нея и да постави следващата задача, докато още е при клиента.

Няма нужда от инсталиране на приложение от магазин — системата се добавя като иконка на екрана и се отваря с едно докосване. Така информацията влиза в CRM веднага, а не в края на седмицата, когато детайлите вече са забравени.